ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ

érvényes: 2018. május 25-től

Jelen Adatvédelmi Tájékoztató célja, hogy a Magyar Villamosmérnök- és Informatikus-hallgatók Egyesülete (a továbbiakban: „MAVE”, “Egyesület”) által meghatározott egyesületi tevékenységekhez, rendezvények és programok szervezéséhez, az egyesület által fenntartott honlapok használatához kapcsolódóan kezelt személyes adatok és egyéb adatok kezelésére vonatkozó elveket és szabályokat meghatározza.

Fenntartjuk a jogot arra, hogy adatvédelmi irányelveités egyben a jelen Adatvédelmi Tájékoztató tartalmát az általa nyújtott szolgáltatások változása esetén, valamint a mindenkor hatályos jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően frissítsük. Jelen szabályzat bármilyen változásárólaz érintetteket a változással egyidejűleg a http://eestec.hu honlapon, illetve, amennyiben rendelkezünk az érintett email címével, emailben értesítjük.

 

 

  • AZ ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓ MEGISMERÉSE ÉS ELFOGADÁSA

 

A személyes adatai rendelkezésre bocsátásával az érintett megerősíti, hogy az Adatvédelmi Tájékoztató az adat(ok) rendelkezésre bocsátásának időpontjában hatályos változatát megismerte és kifejezetten elfogadta.

Egyes speciális szolgáltatások igénybevétele során (pl. néhány az egyesület által kezelt honlap használatakor, az Egyesülettel történő szerződéskötéskor, stb) specifikus adatvédelmi feltételek is alkalmazandók lehetnek, melyekről Ön az adott szolgáltatás igénybevétele előtt egyértelmű tájékoztatást kap.

 

  • AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJAI. A KEZELT ADATOK KÖRE, AZ ADATKEZELÉS CÉLJA ÉS IDŐTARTAMA

 

Az Egyesület által végzett adatkezelés jogalapjai az alábbiak:

  1. a)      a GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett megfelelő tájékoztatáson alapuló önkéntes hozzájárulása az adatkezeléshez (a továbbiakban: Hozzájárulás);
  1. b)      a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontja szerint az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben  az érintett az egyik fél (a továbbiakban: Szerződés teljesítése)
  1. c)      a GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerint az adatkezelés az adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (mint például számviteli, könyvviteli kötelezettség teljesítése – a továbbiakban: Jogi kötelezettség teljesítése)
  1. d)      a GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pontja szerint az adatkezelés az adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges (a továbbiakban: Jogos érdek)

6. e)      Az Info tv. 5. és 6. cikkeinek (1) bekezdései szerint meghatározott esetekben (a továbbiakban: Info tv. alapján)

Az alábbi táblázat tartalmazza az adatok kezelésének céljait, a kezelt adatok, jogalapok, időtartamok  megjelölésével:

 

Adatkezelés megnevezése és célja A kezelt adatok köre Adatkezelés jogalapja Adatkezelés időtartama
Hírlevélre történő feliratkozás esetén az adatkezelés célja:

rendszeres hírlevelek,

szakmai programjainkról szóló tájékoztatás,

rendezvényekre szóló meghívók emailben történő küldése.

Teljes név (szükséges)

e-mail cím (szükséges)

oktatási intézmény (opcionális, statisztikai célból)

Hozzájárulás

Info tv.

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

A hozzájárulást a board@eestec.hu címre küldött e-mailben, illetve az emailek lábjegyzetében található link segítségével bármikor, korlátozás és indoklás nélkül vissza lehet vonni.

A MAVE levelezőlistáira való feliratkozás esetén az adatkezelés célja:

a meghatározott témájú levelezőlistákon történő gyors és közvetlen kapcsolattartás,

a tagsággal, alumnival illetve külső partnerekkel megvalósítótt együttműködés biztosítása.

Teljes név (szükséges)

e-mail cím (szükséges)

Hozzájárulás (új regisztrálók esetén)

Jogos érdek (2018 május 25 előtt regisztráltak esetén. Tagság számára alapszabály szerinti kötelezettség)

Info tv.

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig.

A hozzájárulást a board@eestec.hu címre küldött e-mailben bármikor korlátozás és indoklás nélkül vissza lehet vonni.

A MAVE rendezvényére történő regisztráció, eseményeken történő részvétel  esetén az adatkezelés célja:

a rendezvényhez kapcsoló információk közzététele,

általános illetve eseményspecifikus tájékoztatás.

A soron következő hasonló esemény meghirdetése.

Promóciós képi és hanganyagok készítése

Teljes név (szükséges)

e-mail cím (szükséges)

Eseményektől függően egyéb személyes adatok:

Tanintézmény: statisztikai célokból, anonimizáltan kezelve.

profilkép: résztvevők könnyebb azonosíthatósága, közvetlenebb online kommunikáció

önéletrajz: minden esetben, amikor önéletrajz is feltöltendő, részletes tájékoztatást adunk a pontos cél, harmadik felek mint adatfeldolgozók, stb feltüntetésével.

pólóméret, egyéb adatok: az adatkezelés megkezdése előtt az eseménytől függően ezen Adatvédelmi Tájékoztató kiegészítéseként részletes tájékoztatást adunk.

Esemény során készült promóciós képek

Hozzájárulás

Jogos érdek (folyamatban lévő események esetén, 2018 május 25 előtt regisztráltak, eseményeken készült promóciós képek)

Info tv.

A cél megvalósulásáig, illetve jogszabályi előírásoknak megfelelően..

A hozzájárulás a board@eestec.hu címre küldött e-mailben a rendezvényt megelőzően és a rendezvény alatt is bármikor, korlátozás és indoklás nélkül visszavonható

Céges partnerek, ipari és egyéb támogatók, együttműködők adatainak kezelése esetén az adatkezelés célja:

a rendezvényekhez kapcsoló szervezési feladatok kommunikálása,

együttműködési lehetőségek bemutatása,

szerződéskötések,

jogszabályi kötelezettségeknek megfelelés,

szakmai programok promóciójának koordinálása.

Teljes név (szükséges)

e-mail cím (szükséges)

telefonszám (opcionális)

cégnév (szükséges)

pozíció (opcionális)

Jogos érdek

Szerződés teljesítése

Info tv.

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, illetve a szerződésnek vagy jogszabályi  előírásoknak megfelelő ideig.

A hozzájárulást a board@eestec.hu címre küldött e-mailben bármikor korlátozás és indoklás nélkül vissza lehet vonni.

Egyesületi taggá válás folyamatának megkezdése, tagság fenntartása, egyesületben vállalt korábbi vagy jelenlegi hivatalos pozíciók esetén az adatkezelés célja:

az érdeklődő hallgatókkal történő közvetlen kapcsolatfelvétel.

A tagsággal folytatott – az egyesület ügyvitelének fenntartásához elengedhetetlen – kommunikáció és szervezési feladatok koordinálása.

.

Elnökségi és egyéb hivatalos pozíció vállalása esetén a jogszabályi kötelezettségeknek és az Egyesület Alapszabályának megfelelés

Taggá válás előtt:

Teljes név (szükséges)

e-mail cím (szükséges)

telefonszám (opcionális)

Hivatalos taggá váláskor (fentieken kívül)

lakcím (szükséges)

pólóméret (opcionális)

Elnökségi és egyéb hivatalos pozíció vállalása esetén

Pozíciótól függően a vonatkozó jogszabályokban meghatározottan kezelendő adatok (anyja neve, azonosító okmányok sorszáma, stb)

Info tv.

Taggá válás előtt: Hozzájárulás

Hivatalos taggá váláskor: Hozzájárulás,

Jogos érdek (Alapszabálynak megfelelés)

Elnökségi és egyéb hivatalos pozíció vállalása esetén

Hozzájárulás,

Jogos érdek (Alapszabálynak megfelelés)

Jogi kötelezettség (bejelentési és egyéb kötelezettségből kifolyólag)

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, illetve a jogszabályi  előírásoknak megfelelő ideig.

A hozzájárulást a board@eestec.hu címre küldött e-mailben bármikor korlátozás és indoklás nélkül vissza lehet vonni.

Egyesület által fenntartott weboldalak használata esetén az adatkezelés célja:

az információközlés lehetővé tétele,

a felhasználói élmény javítása,

a weboldal és az Egyesület infrastruktúrájának védelme.

Felhasználó eszközén tárolt cookie-k Hozzájárulás

Jogos érdek (alapvető funkcionalitást biztosító cookie-k esetén)

A weboldalak látogatásával a felhasználó elfogadja a cookie-kra vonatkozó szabályozásunkat.
Egyesület által fenntartott weboldalakra történő regisztráció, weboldalakon személyes adatok megadása esetén az adatkezelés célja:

a regisztráló azonosítása,

a regisztráció tényének ellenőrzése,

eseményekhez köthető weboldalak esetén a kommunikáció lehetővé tétele, eseménnyel kapcsolatos információközlés,

az egyesület tagsága számára fenntartott weboldalak esetén az egyesület ügyvitelének segítése, szervezési feladatok elősegítése.

Teljes név (szükséges)

Felhasználónév (szükséges)

e-mail cím (szükséges)

weboldaltól függően egyéb személyes adatok:

profilkép: regisztráltak  könnyebb azonosíthatósága, közvetlenebb online kommunikáció

pólóméret, tanintézmény, születési dátum, egyéb adatok

Hozzájárulás

Info tv.

Az érintett hozzájárulásának visszavonásáig, illetve weboldaltól függően a jogszabályi  előírásoknak megfelelő ideig.

A hozzájárulást a felhasználói profil törlésével vagy a board@eestec.hu címre küldött e-mailben bármikor korlátozás és indoklás nélkül vissza lehet vonni.

 

 

  • ÉRINTETTEK SZEMÉLYES ADATAINAK KEZELÉSÉVEL KAPCSOLATOS JOGOK ÉS AZOK GYAKORLÁSÁNAK BIZTOSÍTÁSA

 

  1. a) Hozzáférési jog: az érintett fél tájékoztatást kérhet arról, hogy milyen adatait, milyen célra, mennyi ideig kezeljük, kinek adjuk át, illetve, hogy a kezelt adatok honnan származnak.
  1. b) Helyesbítési jog: ha az érintettek adatai rosszul kerülnek rögzítésre, az érintett kérheti adatainak helyesbítését, javítását.

Fontos: Hogy a MAVE eleget tehessen a GDPR 5. cikk (1)-es bekezdés (d) pontjának (“adatok pontossága”), az érintett fél ezen Tájékoztató elfogadásával kötelezi magát, hogy az Egyesület által kezelt adataiban beállt változásról a változást követő 8 munkanapon belül bejelentést tesz a privacy@eestec.hu email címen.

  1. c) Törlési jog: az érintettek kérvényezhetik az Egyesület által kezelt olyan adatainak végleges törtlését, amelyek kezelésének folytatására az Egyesületet semmilyen jogszabály nem kötelezi.
  1. d) Adatkezelés korlátozásához való jog: a jogszabályban meghatározott esetekben az érintett fél kérvényezheti adatai kezelésének  korlátozását.
  1. e) Adathordozhatósághoz való jog: az érintett kezdeményezheti, hogy a jogszabályban meghatározott típusú adatait az Egyesület hordozható és könnyen kezelhető formában rendelkezésére bocsássa, vagy külön kérésre és felhatalmazással közvetlenül más, az érintett fél által megjelölt szolgáltatónak átadja.
  1. f) Hozzájárulás visszavonásához való jog: az érintett fél visszavonhatja adatainak kezeléséhez adott kifejezett hozzájárulását. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonást megelőző, illetve a más jogalapon végzett adatkezelés jogszerűségét.
  1. h) Tiltakozási jog: amennyiben a fentiek alapján az érintett fél adatait jogos érdeken alapuló adatkezeléssel kezeljük, az érintett fél külön tiltakozhat ezen jogos érdekből történő adatkezelés ellen. Amennyiben nem áll fenn olyan kényszerítő erejű jogos indok, amelyek elsőbbséget élvez az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, úgy az e pontban említett adatkezelést beszüntetjük.

Fentiek alapján az érintett kérelmére a MAVE tájékoztatást ad az általa kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó(k) nevéről, címéről (székhelyéről) és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá – az érintett személyes adatainak továbbítása esetén – az adattovábbítás joglapjáról és címzettjéről.

Az Egyesület a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, közérthető formában adja meg a tájékoztatást.

Amennyiben adatkezelésünkkel kapcsolatban az érintett fél jogsérelmet vél felfedezni, élhet az őt megillető panasz joggal és panaszt tehet a privacy@eestec.hu email címen vagy az illetékes felügyeleti hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Honlap:                  http://naih.hu

Postacím:               1530 Budapest, Pf.: 5.

E-mail:                    ugyfelszolgalat@naih.hu

Telefonszám:         +36 (1) 391-1400

 

  • ADATKEZELŐ, ADATFELDOLGOZÓK

 

Az adatkezelő teljes neve: Magyar Villamosmérnök- és Informatikus-hallgatók Egyesülete

Székhely: 1065 Budapest, Bajcsy-Zsilinszky út 9.

E-mail: board@eestec.hu

Honlap: http://eestec.hu

Az adatkezelő az érintettek adatainak, tárolásához, csoportosításához, kezeléséhez különböző vállalkozások termékeit veszi igénybe, akik adatfeldolgozói szerződés keretében, a lenti célokhoz szükséges adatok birtokában végzik az adatok feldolgozását:

 

Adatfeldolgozó neve és címe Adatfeldolgozás célja
Webonic Korlátolt Felelősségű Társaság

8000 Székesfehérvár, Budai út 14.

support@webonic.hu

+36 22 78 76 74

Adatvédelmi nyilvántartási számai: NAIH-91865/2015.

Webhosting,

tárhely szolgáltatás,

levelezőlisták üzemeltetése

GOOGLE LLC (USA – Google Data Protection Office, 1600 Amphitheatre Pkwy

Mountain View, California 94043)

Felhő alapú tárhely szolgáltatása,

egyesületen belüli kommunikáció során felhasznált adatok,

online kollaboratív munkavégzéshez szükséges eszközök biztosítása

The Rocket Science Group LLC d/b/a MailChimp, székhely: Georgia

675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000

Atlanta, Georgia 30308

Hírlevelek küldése, hírlevélre feliratkozott érintettek email címeinek tárolása

 

 

  • COOKIE-K HASZNÁLATA ÉS ADATOK GYŰJTÉSE

 

Szeretnénk, ha az Egyesület által fenntartott weboldalak használata során a látogatók a lehető legjobb felhasználói élményben részesülnének. Az oldalak gyorsabb betöltése, a bejelentkezés megjegyzése, a munkamenetek elmentése, hovatovább az oldalak néhány alapvető funkcionalitása is mind-mind cookie-k (sütik) használatán keresztül valósul meg.

Az oldalainkon használt cookie-k fajtái:

Technikai cookie-k: apró adatcsomagok a felhasználó eszközein, amelyek segítik az oldal működését. Szükségesek a gyors, modern és felhasználóbarát weboldalak biztosításához.

Funkcionális cookie-k: A funkcionális sütik segítségével lehetséges a munkamenetek mentése, egyéni beállítások megjegyzése, amelyek segítik a felhasználói fiókok személyre szabását.

Oldalainkon nem használunk analitikai célokat szolgáló cookie-kat, nem profilozzuk weboldalaink látogatóit. Amennyiben egy-egy weboldalon mégis analitikai célú cookie-k kerülnek felhasználásra, arról a weboldalhoz tartozó kiegészítő tájékoztatóban előre értesítjük felhasználóinkat.

A legtöbb webböngésző lehetővé teszi a sütik elutasítsát vagy hogy bizonyos sütik törlését. Fontos, hogy amennyiben a sütik blokkolása mellett dönt, a felhasználó ronthat a weboldalaink szolgáltatásának színvonalán, illetve megakadályozhatja a szolgáltatás bizonyos elemeinek működését.

Az egyesület által üzemeltetett weboldalak használatával a felhasználó beleegyezését adja a cookie-k használatába.

A cookie-k alkalmazásával és azzal kapcsolatban felmerülő további kérdésekkel kapcsolatban látogasson el az allaboutcookies.org címre. Ha kérdése vagy megjegyzése van a sütik általunk történő alkalmazásáról, vegye fel velünk a kapcsolatot az privacy@eestec.hu  email címen.

 

  • ADATTOVÁBBÍTÁS

 

Az érintettek adatai nem kerülnek továbbításra harmadik személy részére. Harmadik személynek, vagy címzettnek adattovábbítás csakis abban az esetben történik, ha az érintett erről előre tájékoztatást kap az esetleges címzett megjelölésével, majd ezt követően az érintett az adattovábbításhoz hozzájárul. Kivételt képeznek ez alól a jogszabályi előírások alapján végzett adattovábbítások.

 

  • AZ ADATKEZELÉSÜNK BIZTONSÁGÁRÓL

 

Egyesületünk törekszik az ügyvitel fenntartásához, a partnerekkel folytatott sikeres együttműködéshez  illetve a jogszabályi előírásoknak betartásához feltétlenül szükséges mennyiségű adat kezelésére, nem végzünk készletező célú adatgyűjtést.

A személyes adatokat a fent megjelölt adatfeldolgozók által biztosított  szervereken tároljuk, amelyekhez a belső jogosultságkezelési szabályaink alapján csak nagyon korlátozott személyi kör férhet hozzá (tipikusan csupán az egyesület elnöksége, az adott esemének főszervezői csapata, illetve az IT csapatunk tagjai).

Informatikai rendszereinket időről-időre, visszatérően és rendszeresen teszteljük és ellenőrizzük az adat- és IT biztonság megteremtése és fenntartása érdekében.

Tagjaink az adatkezelés során helyi számítógépeken az adatokat csak a legminimálisabb ideig (dokumentumok szerkesztése) tárolják, külső adathordozókon nagymennyiségű személyes adatot a legritkább esetben, titkosítva szállítanak.

Az iratkezelés során is betartjuk az adatbiztonság követelményeit.  Az adatkezelést az egyes iratok bizalmas jellegéhez mérten alkalmazott biztonsági előírások szerint végezzük.

A papír alapú, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok zárt helyen kerülnek elhelyezésre, amelyhez csak meghatározott személyi kör (tipikusan csupán az Egyesület elnöksége) fér hozzá.

Adatvédelmi incidens bekövetkeztekor a jogszabályoknak megfelelően az észleléstől számított 72 órán belül bejelentést teszünk a felügyeleti hatóságnak, valamint az adatvédelmi incidenst nyilvántartásba vesszük. A jogszabály által meghatározott esetekben az érintetteket közvetlen tájékoztatásban részesítjük.

Adatvédelmi irányelveinkről bővebb tájékoztatás a privacy@eestec.hu címen igényelhető.